Vos acquéreurs ne reçoivent plus de faux RIB en votre nom, et vos négociateurs travaillent en visite comme au bureau. Toutes vos agences partagent les mêmes dossiers, rangés et protégés.
NEOQIT, prestataire informatique lyonnais, accompagne les agences immobilières en transaction, gestion locative et syndic : messagerie protégée contre l'usurpation, téléphones des négociateurs, dossiers locataires sécurisés, informatique commune à plusieurs agences.
Hektor, Apimo ou AC3 pour les mandats, les biens et la gestion, avec la multidiffusion vers les portails d'annonces. Nous prenons en charge leur environnement : postes, connexion, comptes des négociateurs, sauvegarde des exports et lien avec l'éditeur. L'usage du logiciel reste votre métier.
La veille de la signature, un message qui semble venir du notaire ou de l'agence demande de virer les fonds sur un nouveau compte. Souvent, il part d'une boîte réellement piratée, au milieu d'un échange en cours.
Trois réglages de votre nom de domaine (SPF, DKIM et DMARC) permettent aux messageries de rejeter les faux messages envoyés avec votre adresse. Un audit de votre messagerie et des comptes de l'agence repère les boîtes déjà exposées, et la formation de vos équipes aux demandes de virement suspectes fait le reste.
Des escrocs copient vos photos et votre logo, publient une fausse annonce et encaissent un dépôt de garantie. Le candidat se retourne ensuite vers l'agence.
Nous ne pouvons pas retirer une annonce publiée sur un site tiers. Nous faisons en sorte que vos vrais messages soient authentifiés, et nous rédigeons avec vous la consigne à donner aux candidats : vérifier l'adresse d'envoi, appeler le numéro affiché en agence.
Pièces d'identité, avis d'imposition, bulletins de salaire : chaque candidat envoie ses justificatifs par mail, et ils restent des mois dans plusieurs boîtes.
Nous centralisons ces pièces dans un espace unique, avec des droits par équipe et une date de suppression pour les candidatures non retenues. Plus aucune pièce d'identité ne dort dans la boîte d'un négociateur parti.
Contacts vendeurs, photos des biens, messagerie, accès au logiciel de transaction : tout tient dans ce téléphone, parfois personnel.
Chaque téléphone est enregistré dans une console de gestion à distance. En cas de perte ou de départ, seules les données de l'agence sont effacées, sans toucher aux photos ni aux applications privées.
Un Wi-Fi différent ici, une imprimante isolée là, des comptes créés dans l'urgence. Les dossiers communs ne s'ouvrent plus depuis l'autre agence.
Nous mettons en place des comptes et une messagerie communs à toutes vos agences, avec un standard qui renvoie les appels d'une agence à l'autre. Un négociateur qui change de site retrouve ses fichiers et sa ligne.
Le registre des mandats se conserve dix ans, et il peut être tenu sous forme électronique. Les agents immobiliers participent aussi à la lutte contre le blanchiment : ils vérifient l'identité de leurs clients et gardent ces justificatifs cinq ans après la fin de la relation.
À l'inverse, les pièces des candidats locataires non retenus n'ont pas à être gardées. La CNIL précise quels justificatifs une agence peut demander à un candidat. Notre rôle est technique : savoir où ces documents sont stockés, qui y accède, les sauvegarder et les supprimer à l'échéance. L'appréciation de vos obligations reste celle de l'agence.
L'audit commence par la messagerie et les comptes, parce que c'est par là qu'entre la fraude au virement. Nous sécurisons ensuite les téléphones des négociateurs et les dossiers clients, agence par agence. Le suivi passe par un seul interlocuteur pour tout votre réseau d'agences.
Nous intervenons dans vos agences de Lyon et des communes voisines, jusqu'à environ 25 km, de Caluire-et-Cuire à Oullins. Chaque agence reçoit la même installation, et nous pouvons y ajouter une alarme avec caméras pour protéger les locaux la nuit. La plupart des demandes des négociateurs se règlent à distance, entre deux visites.
Nous récupérons d'abord les accès : nom de domaine, messagerie, comptes du logiciel de transaction. La messagerie est transférée avec son historique, puis les postes et les téléphones sont repris agence par agence. Les mandats restent dans votre logiciel métier, qui ne change pas.
Ces logiciels restent les vôtres et ne changent pas. Nous prenons en charge ce qui les entoure : postes, connexion, comptes des négociateurs, sauvegarde des exports. Leur paramétrage reste chez l'éditeur, et nous faisons le lien avec son support quand un incident touche aussi votre installation.
Non. Le transfert de la messagerie et des lignes téléphoniques se prépare à l'avance et bascule en dehors des heures d'ouverture. Les négociateurs gardent leurs contacts et leurs rendez-vous, et une agence n'est reprise que lorsque la précédente fonctionne normalement.
Non. L'audit recense les postes, les téléphones, les imprimantes et le réseau de chaque agence, puis distingue ce qui peut rester de ce qui doit être remplacé. L'objectif est une installation identique partout, atteinte progressivement, sans tout racheter d'un coup.
En combinant trois mesures : des réglages qui empêchent l'usurpation de votre adresse mail (SPF, DKIM, DMARC), la double authentification sur toutes les boîtes, et une règle simple pour vos équipes et vos clients : un changement de RIB se confirme toujours par téléphone, à un numéro déjà connu.
Joignez-nous au 07 68 32 22 69 pour parler de votre organisation. Un diagnostic initial suit, dans votre agence à Lyon ou à distance.
